Datenschutzhinweise für die Anmeldung zur STRAT 23
Mit diesen Datenschutzhinweisen möchten wir Sie über die Datenverarbeitung im Rahmen Ihrer Anmeldung zu der diesjährigen STRAT 23, sowie über die Datenverarbeitung im Rahmen Ihrer Teilnahme an dem Event, das sowohl digital als auch auf der Messe in Stuttgart stattfinden wird, informieren.
Verantwortliche Stelle:
Bechtle AG
Bechtle Platz 1
74172 Neckarsulm
Kontaktinformation: [email protected], + 49 7132 981 - 0
Kontakt des Datenschutzbeauftragten: [email protected]
I. Datenverarbeitung im Rahmen Ihrer Anmeldung
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Im Rahmen Ihrer Anmeldung auf der Registrierungsseite werden folgende Datenkategorien über die Informationen aus Ihrem persönlichen Einladungslink automatisiert in die Anmeldemaske übernommen (Prefill-Funktion):
• Name und Vorname
• Gesellschaft / Firma
• E-Mail-Adresse
Die Erhebung dieser Daten ist zur Durchführung Ihrer Anmeldung erforderlich. Ohne diese Angaben ist eine Teilnahme nicht möglich. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO zum Zweck des Teilnehmermanagements im Rahmen der STRAT 23.
Ferner werden folgende Datenkategorien als Pflichtfelder erhoben:
• Position
• Altersgruppe (freiwillig)
Die Erhebung dieser Daten erfolgt dabei, um eine Auswertung des Teilnehmerfeldes zu ermöglichen, was insbesondere auch der Optimierung künftiger gleichgelagerter Event dient. Hierin liegt zugleich das berechtigte Interesse der Bechtle AG an der Erhebung dieser Daten (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
Sofern Sie an der Veranstaltung nicht digital, sondern bei uns vor Ort teilnehmen, werden darüber hinaus folgende Daten erhoben:
• Nahrungsmittelunverträglichkeit (freiwillig)
• Ich benötige eine Übersetzung (ja oder nein)
• Ich benötige einen Parkplatz (ja oder nein)
Die Erhebung dieser Daten erfolgt dabei um eine etwaige Unverträglichkeit bei der Bewirtung im Rahmen der Veranstaltung berücksichtigen zu können sowie um eine sinnvolle Planung bei Sprachbarrieren und im Rahmen der Parksituation zu ermöglichen. Rechtsgrundlage dieser Datenerhebung ist somit bei erstem Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs.1 lit. a DS-GVO) sowie das berechtigte Interesse der Bechtle AG an der Erhebung dieser Daten (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO)
Im Rahmen der Anmeldung werden wir von unserem Dienstleister gastwerk! Teilnehmermanagement GmbH Theodorstraße 41 / Haus P, 22761 Hamburg unterstützt, welcher Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhält.
Zur Finalisierung Ihrer Anmeldung werden Ihre Anmeldedaten (Name, Vorname, Gesellschaft / Firma, E-Mail-Adresse) zudem an unseren Dienstleister rooom AG, Löbstedter Str. 47a, 07749 Jena, Deutschland übermittelt, welcher letztendlich auch für die Bereitstellung der virtuellen Plattform zuständig ist.
Mit den eingesetzten Dienstleistern wurde das datenschutzrechtliche Vertragswerk geschlossen.
Nach Abschluss Ihrer Anmeldung erhalten Sie über gastwerk! ein zufälliges Passwort (Ticket-Code) an Ihre E-Mail-Adresse, mit dem Sie den Anmeldeprozess abschließen können und sich für das Event freischalten können.
Speicherdauer
Die im Rahmen Ihrer Anmeldung erhobenen Daten werden für einen Zeitraum von 30 Tagen nach dem Event vorgehalten und im Anschluss gelöscht bzw. anonymisiert, sodass keine Rückschlüsse mehr auf Ihre Person möglich sind.
Sonstige Datenerfassungen / Nutzertracking
Beim Besuch der Anmeldeseite erfassen wir zudem aus Gründen der technischen Sicherheit und insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver folgende Daten:
• den Browsertyp und -sprache,
• die IP-Adresse des zugreifenden Rechners,
• die Serveranfragen (z.B. Seitenaufrufe) samt Zeitpunkt und
• die Referrer-URL (d.h. die Adresse der zuvor besuchten Webseite, falls Sie durch Betätigen eines Hyperlinks von dort auf unsere Webseite gelangt sind).
Rechtsgrundlage für die Erhebung dieser Daten ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Funktionsfähigkeit der Webseite (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
Dienste, welche das Nutzerverhalten analysieren, sind auf der Anmeldeseite nicht aktiv.
II. Datenverarbeitung im Rahmen der virtuellen Plattform
Sofern Sie digital an der Veranstaltung teilnehmen, kann es zu verschiedenen Datenerhebungen kommen, welche wir Ihnen nachfolgend darstellen möchten.
Während Ihres Besuchs auf der virtuellen Plattform haben Sie ebenfalls verschiedene Möglichkeiten zu interagieren und zu kommunizieren. Im Folgenden möchten wir Sie über die damit verbundenen Datenverarbeitungsprozesse informieren.
Generell möchten wir vorab darauf hinweisen, dass Sie im Rahmen der Teilnahme auch selbst bereits datenschutzrechtliche Maßnahmen ergreifen können, sodass Sie anderen Teilnehmern gegenüber nicht Ihre Identität offenlegen, wenn Sie dies nicht wünschen. So können Sie in etwa folgende technische Maßnahmen ergreifen:
- Deaktivieren der Kamera
- Deaktivieren des Mikrofons
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass Ihnen hierbei gegebenenfalls nicht alle Funktionen zur Verfügung stehen.
Datenverarbeitung im Rahmen Ihres Profils
Mit Abschluss Ihrer Anmeldung wird für Sie ein Profil auf der virtuellen Plattform erstellt, welches als Ihre virtuelle Visitenkarte dient und worüber Sie sich mit anderen Teilnehmern vernetzen können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.
Sicherheit und Funktionsfähigkeit der Plattform / Logfiles
Um die Sicherheit und Funktionsfähigkeit der virtuellen Plattform sicherzustellen, werden bei Ihrem Besuch folgende Daten erfasst:
• den Browsertyp und -sprache,
• die IP-Adresse des zugreifenden Rechners,
• die Serveranfragen (z.B. Seitenaufrufe) samt Zeitpunkt
Rechtsgrundlage für die Erhebung dieser Daten ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Funktionsfähigkeit der virtuellen Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
On Demand-Videos / Livestreaming
Im Rahmen Ihres Besuchs des virtuellen Events haben Sie die Möglichkeit On Demand-Videos anzusehen und an Livestream-Events teilzunehmen. Die dabei erforderlichen Inhalte werden durch eingebundene Inhalte des Dienstleisters Vimeo zur Verfügung gestellt.
Um die Vimeo-Inhalte abspielen zu können benötigen wir Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO), welche Sie über die Einstellungen im Bereich Ihres Nutzerprofils erteilen können. Hierdurch willigen Sie ein, dass Ihre IP-Adresse an Vimeo (Vimeo, LLC555 West 18th Street New York, NY 10011 United States) übertragen wird, und dass der Anbieter Cookies in Ihrem Browser setzt. Für Ihren Komfort merken wir uns Ihre Einwilligung für 30 Tage über ein sog. Local Storage Objekt, das wir in Ihrem Browser speichern.
Sie können die Datenübertragung an Vimeo auch jederzeit durch das Löschen von Cookies in den Einstellungen Ihres jeweiligen Browsers mit Wirkung für die Zukunft unterbinden (Widerruf Ihrer Einwilligung). Alternativ können Sie uns hierfür auch unter [email protected] kontaktieren. Bitte beachten Sie, dass Sie in diesem Fall die On-Demand- und Livestreaming-Funktion nicht nutzen können, sofern Sie Ihre Einwilligung hierzu nicht erneut erteilen.
Bitte beachten Sie, dass dieser Service die erfassten Daten außerhalb der Europäischen Union und des europäischen Wirtschaftsraums und in ein Land, welches kein angemessenes Datenschutzniveau bietet, weiterleiten kann (USA). In diesem Fall besteht das Risiko, dass Ihre Daten von US Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken verarbeitet werden können, ohne dass Ihnen möglicherweise Rechtsbehelfsmöglichkeiten zustehen. Wir ergreifen jedoch die möglichen und datenschutzrechtlich notwendigen Maßnahmen gemäß Art. 44 ff. DS-GVO um das Datenschutzniveau im Drittland herzustellen.
Interaktive Umfragen
Im Rahmen des Livestreams führen wir gegebenenfalls auch interaktive Umfragen / Quizze durch. Die Teilnahme an solchen Umfragen ist freiwillig und kann grundsätzlich anonym erfolgen, wobei Sie auch optional die Möglichkeit haben, Ihren Namen anzugeben. Zur Durchführung der Umfragen setzen wir eine Lösung unseres Dienstleisters sli.do [sli.do s. r. o., Vajnorská 100/A, 831 04 Bratislava, Slovakia (European Union)] ein, mit dem wir das datenschutzrechtlich erforderliche Vertragswerk zum Schutz Ihrer Daten geschlossen haben.
Im Rahmen solcher Umfragen werden Daten über das Ergebnis der Abstimmungen (Anzahl der jeweils abgegebenen Stimmen und prozentuale Verteilung) erhoben und verarbeitet. Die Teilnahme an den Abstimmungen erfolgt freiwillig. Rechtsgrundlage für die Datenerfassung im Rahmen einer Abstimmung ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO. Diese können Sie jederzeit unter [email protected] widerrufen.
Kommunikation und Networking
• a) Chat
Sie haben die Möglichkeit mit anderen Teilnehmern durch die Nutzung des vorhandenen Chats, welcher durch die rooom AG bereitgestellt wird, in Kontakt zu treten. Hierbei werden folgende Daten erhoben und verarbeitet: Vorname, Name, Nachricht
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO im Rahmen der Bereitstellung des Chats.
Die Daten werden für die Dauer von 30 Tagen vorgehalten und im Anschluss gelöscht.
• b) Round-Tables
Wir bieten Ihnen neben der Nutzung des Chats auch die Möglichkeit an Diskussionsrunden zu bestimmten vorgestellten Themen teilzunehmen. Beim Beitritt zu einer solchen Diskussionsrunde wird Ihre Kamera zunächst automatisch aktiviert, was Sie jedoch nachträglich durch entsprechende Einstellungen wieder ändern können.
Zur Bereitstellung wird der Dienst „Jitsi“ eingesetzt, welcher lokal bei unserem Dienstleister rooom AG eingebunden ist und auf deutschen Servern in der Amazon-Cloud gehostet wird.
Eine Aufzeichnung dieser Diskussionsrunden durch die Bechtle AG erfolgt nicht.
Nutzertracking
Es erfolgen keine personenbezogenen Auswertungen Ihres Besuchs auf der Plattform. Zu Analysezwecken erfassen wir jedoch folgende Gesamtinformationen:
- Gesamtanzahl der Besucher der Plattform am VA-Tag und an den folgenden On-Demand Tagen
- Gesamtanzahl der Zuschauer des Livestreams
- Gesamtanzahl der Aufrufe von Videos OnDemand
Die Verarbeitung dieser Informationen basiert dabei auf unserem berechtigten Interesse zur Erstellung von Statistiken zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Dienstleistungen (Art 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
Image-Wall
Im Rahmen der Veranstaltung bieten wir Ihnen zudem freiwillig die Möglichkeit, Bild- und Videomaterial, sowie entsprechendes Feedback zur Veranstaltung hochzuladen.
Mit dem Upload der Bilder erklären Sie sich einverstanden, dass diese Informationen Bechtle-intern zur Darstellung der Veranstaltung verwendet werden (z.B. Stimmungsbild). Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO.
Eine öffentliche Verwendung der hierbei übermittelten Informationen (z.B. in Social-Media) durch die Bechtle AG erfolgt nicht.
Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter [email protected] widerrufen.
Im Übrigen werden diese Informationen für einen Zeitraum von 30 Tagen nach der Veranstaltung vorgehalten und anschließend gelöscht / anonymisiert.
III. Datenverarbeitung im Rahmen der Präsenzveranstaltung
Sofern Sie vor Ort an der Veranstaltung teilnehmen, möchten wir Sie über folgende Datenerhebung informieren:
Es ist geplant im Rahmen der Veranstaltung Fotos und Videos zu erstellen, die auf unseren Social-Media-Kanälen (Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, LinkedIn, Xing), Intranet, Bechtle Publikationen (z.B. Kundenmagazin oder Newsletter) und unserer Webseite veröffentlicht werden können.
Die Aufnahmen werden über die oben genannten Fälle hinaus nicht an Dritte weitergegeben und ausschließlich für den oben genannten Zweck verwendet. Wir weisen darauf hin, dass im Internet veröffentlichte Fotos und Videos weltweit abrufbar sind und eine Weiterverwendung dieser Fotos und Videos durch Dritte nicht generell ausgeschlossen werden kann. Ebenso ist bei einer Veröffentlichung in sozialen Medien auch eine Übertragung in Länder außerhalb der EU möglich.
Die berechtigten Interessen der Bechtle AG an der Aufnahme und Veröffentlichung der Aufzeichnungen sind Dokumentations- und Marketinginteressen bezüglich der Veranstaltung (Art 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
Ihnen steht bezüglich der hier dargestellten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 Abs. 1 S. 1 DS-GVO zu. Um dieses Widerspruchsrecht geltend zu machen, wenden Sie sich bitte nach Möglichkeit im Vorfeld der Veranstaltung unter [email protected] an uns. Selbstverständlich können Sie sich auch vor Ort an uns wenden, um dieses Widerspruchsrecht geltend zu machen.
Auch Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO) kann eine Rechtsgrundlage für die mögliche Veröffentlichung von Fotos und Videos darstellen.
Eine Einwilligung zur Verwendung von Bildern ist freiwillig. Eine einmal erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter Mail: [email protected] widerrufen werden.
Sobald Ihre Daten für die obengenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind bzw. Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, werden sie durch uns gelöscht.
Ihre Rechte als betroffene Person
Als betroffene Person stehen Ihnen folgende Rechte zu:
• Das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO),
• Das Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO),
• Das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO),
• Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DS-GVO),
• Das Widerspruchsrecht gegen die Datenverarbeitung (Art. 21 DS-GVO).
Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an: [email protected]. Gleiches gilt, wenn Sie Fragen zur Datenverarbeitung in unserem Unternehmen haben. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu.
Ergänzende Hinweise
Bitte beachten Sie im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung durch die Bechtle AG unsere umfassenden Datenschutzhinweise unter https://www.bechtle.com/privacy-policy.
Die Datenschutz-Informationen unserer Dienstleister gastwerk! Teilnehmermanagement GmbH und rooom AG finden Sie unter https://www.gastwerkevent.de/datenschutz/ und https://www.rooom.com/sites/privacy.